Ảnh minh họa (Nguồn: baophapluat.vn)

Quy chế này được áp dụng đối với các sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt là UBND cấp huyện); Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt là Phòng Tư pháp cấp huyện); UBND các xã, phường, thị trấn (gọi tắt là UBND cấp xã); Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Định; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Định.

Sở Tư pháp có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giúp UBND tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này. Thực hiện việc quản trị, quản lý máy chủ tại cơ quan được kết nối với máy chủ tại Sở Thông tin và Truyền thông; cấp và khóa tài khoản theo Quy chế này; thực hiện việc sao, lưu trữ thông tin định kỳ.

Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, đảm bảo hoạt động ổn định để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh cung cấp thông tin và hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin theo quy định của Quy chế này. Công an tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp huyện phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin theo quy định của Quy chế này.

Hội Công chứng viên tỉnh phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; kịp thời phát hiện, xử lý những trường hợp Hội viên vi phạm Quy chế.

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm áp dụng bắt buộc thông tin của Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức mình. Thực hiện ngay việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng vừa giải quyết xong của tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu chung của tỉnh. Trường hợp không truy cập và không cập nhật thông tin theo yêu cầu nêu trên thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Trưởng tổ chức hành nghề công chứng tổ chức quản lý việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; áp dụng và sử dụng an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại tổ chức mình. Quyết định và chịu trách nhiệm về việc bảo mật tài khoản và các nội dung khác liên quan đến việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trong phạm vi được phân quyền. Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của tổ chức mình. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Bảo đảm điều kiện để Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vận hành tốt tại tổ chức mình. Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Công chứng viên và nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng. Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quyết định của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng. Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữa và đã xóa trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã tham gia sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và cập nhật các thông tin chứng thực về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã chứng thực để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Kim Loan