Trưởng ban tổ chức Lễ hội có ý kiến kết luận tại Thông báo số 38/TB-UBND ngày 22/03/2012.

Theo đó, yêu cầu lãnh đạo các sở, ngành, địa phương là thành viên Ban tổ chức Lễ hội tiếp tục rà soát và có kế hoạch phối hợp triển khai các nội dung công việc liên quan đã được giao tại Quyết định số 65/QĐ-UBND ngày 10/02/2012 của UBND tỉnh về việc ban hành Kế hoạch tổ chức Lễ hội kỷ niệm 40 năm Ngày giải phóng huyện Hoài Ân. Thống nhất phương án tổ chức Lễ hội không có kỳ đài. Thống nhất truyền hình trực tiếp Lễ hội bắt đầu vào lúc 19h00 ngày 19/4/2012. Giao Giám đốc Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Định có kế hoạch tổ chức thực hiện đảm bảo chất lượng tốt. Về kinh phí thực hiện, Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Định lập dự trù gửi Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tổng hợp, làm việc thống nhất với Sở Tài chính, trình UBND tỉnh xem xét quyết định.

Giao Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, UBND huyện Hoài Ân và các ngành liên quan triển khai tổ chức Họp báo Lễ hội tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Xây dựng và tổng hợp dự toán kinh phí phục vụ Lễ hội phần của Sở và các sở, ngành tỉnh để làm việc thống nhất với Sở Tài chính, trình UBND tỉnh xem xét phê duyệt về định mức và nguồn kinh phí thực hiện.

Giao Giám đốc Công an tỉnh phối hợp với Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh có kế hoạch đảm bảo an ninh, trật tự trước, trong và sau Lễ hội; đồng thời có phương án riêng đảm bảo an toàn tuyệt đối cho đại biểu Trung ương trong thời gian ở tại Bình Định và tham dự Lễ hội. Chịu trách nhiệm bố trí lực lượng tiêu binh phục vụ Lễ hội.  Giao Chủ tịch UBND huyện Hoài Ân làm việc thống nhất với Công ty Điện lực Bình Định đảm bảo nguồn điện đủ công suất phục vụ Lễ hội, kể cả sử dụng máy phát điện dự phòng của Công ty Điện lực Bình Định. Làm việc thống nhất với Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh để có kế hoạch mời Đội Quân nhạc Quân khu 5 tham gia trong chương trình Lễ hội. Phối hợp với Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh và Công an tỉnh có kế hoạch đảm bảo an toàn, phòng cháy chữa cháy khi tổ chức đốt pháo bông trong chương trình Lễ hội.

Giao Giám đốc Sở Y tế xây dựng kế hoạch đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm trước, trong và sau Lễ hội. Phân công tổ y tế, xe cứu thương trực tại địa điểm diễn ra Lễ hội và nơi đại biểu Trung ương nghỉ; đồng thời có phương án dự phòng ứng phó các tình huống xảy ra; triển khai phun thuốc diệt, trừ muỗi xung quanh khu vực tổ chức Lễ hội. Giao Chủ tịch UBND thành phố Quy Nhơn chỉ đạo Công ty TNHH Công viên cây xanh và chiếu sáng đô thị Quy Nhơn phối hợp với UBND huyện Hoài Ân lắp đặt hệ thống điện chiếu sáng đảm bảo phục vụ Lễ hội. UBND tỉnh sẽ tổ chức kiểm tra và tổng duyệt chương trình Lễ hội vào 19h00 ngày 17/4/2012 tại huyện Hoài Ân.