Thông qua việc trích xuất, phân tích, đánh giá dữ liệu hồ sơ trên “Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh” (Hệ thống VNPT - iGate) trên địa bàn huyện còn một số vấn đề cần được quan tâm, chú trọng quản lý, điều hành để phòng ngừa việc phát sinh nhũng nhiễu, tiêu cực trong thời gian đến, đó là: (i) Nhiều trường hợp người dân tự nguyện xin rút hồ sơ với lý do không có nhu cầu tiếp tục thực hiện thủ tục hành chính, tuy nhiên thời gian sau đó nộp lại hồ sơ. (ii) Không ít trường hợp xin rút hồ sơ để chỉnh sửa thông tin, bổ sung hồ sơ mặc dù đã được người làm việc tại Bộ phận Một cửa cấp huyện, cấp xã kiểm tra, xác định đầy đủ thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận theo quy định. (iii) Nhiều trường hợp xin rút hồ sơ vào thời điểm đã gần hết thời hạn giải quyết hồ sơ. (iv) Hầu hết nội dung các văn bản thông báo hoàn trả hồ sơ không đề cập đến việc xử lý các khoản tiền phí, lệ phí đã thu trước đó. (v) Các văn bản, tài liệu liên quan đến việc trả hồ sơ cho người dân, doanh nghiệp không được cập nhật đầy đủ vào hồ sơ công việc điện tử trên Hệ thống VNPT - iGate theo quy định. Theo đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh Bình Định tại Văn bản số 848/VPUBND-KSTT ngày 15/10/2024 về việc tăng cường công tác quản lý, kiểm soát hồ sơ thủ tục hành chính được trả lại người dân, doanh nghiệp, Chủ tịch UBND huyện đề nghị thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm, tăng cường, chủ động thực hiện các giải pháp quản lý, kiểm soát chặt chẽ các trường hợp trả lại hồ sơ cho người dân, doanh nghiệp; trong đó, xem xét một số giải pháp cụ thể sau đây:
1. Thủ trưởng cơ quan trực tiếp xem xét, có ý kiến chấp thuận đối với 100% hồ sơ trả lại cho người dân, doanh nghiệp. Nhất là phải xác định danh tính của người dân, doanh nghiệp ký “Đơn xin rút hồ sơ” đích thực là người dân, doanh nghiệp đã trực tiếp nộp hồ sơ trước đó để phòng ngừa việc phát sinh hậu quả pháp lý đối với những trường hợp ký thay, ký hộ không đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
2. Đối với trường hợp người dân, doanh nghiệp rút hồ sơ do không có nhu cầu tiếp tục thực hiện thủ tục hành chính thì tiến hành kiểm tra khoảng thời gian đã thụ lý hồ sơ (kể từ khi tiếp nhận cho đến thời điểm đề nghị rút hồ sơ) để xem xét xử lý kỹ lưỡng, đúng quy định của pháp luật hiện hành đối với các khoản tiền phí, lệ phí giải quyết hồ sơ (nếu có) đã thu trước đó. Đồng thời, có biện pháp kiểm soát chặt chẽ việc tiếp nhận, thụ lý, giải quyết số lượng hồ sơ này nếu được người dân, doanh nghiệp nộp lại sau đó.
3. Đối với trường hợp người dân, doanh nghiệp rút hồ sơ để chỉnh sửa thông tin, bổ sung hồ sơ thì đánh giá lại sự cần thiết của việc hoàn trả hồ sơ; đồng thời, chỉ đạo rà soát toàn bộ quy trình tiếp nhận, thụ lý, giải quyết hồ sơ trước đó theo quy định. Sau khi khẳng định hồ sơ được tiếp nhận thiếu thành phần theo quy định thì phải chủ động có ngay văn bản hướng dẫn rõ ràng, đầy đủ một lần đối với thành phần hồ sơ còn thiếu để người dân, doanh nghiệp thực hiện.
4. Tất cả các văn bản liên quan đến việc hoàn trả hồ sơ, hoàn trả tiền phí, lệ phí (nếu có) như nêu trên phải được cập nhật đầy đủ vào hồ sơ điện tử trên Hệ thống VNPT - iGate để phục vụ cho công tác lưu trữ theo quy định. Đồng thời, gửi văn bản trả hồ sơ đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả huyện, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả các xã, thị trấn nơi tiếp nhận hồ sơ ban đầu để theo dõi, quản lý việc giải quyết hồ sơ.
5. Việc kiểm tra, rà soát các trường hợp hồ sơ được trả lại cho người dân, doanh nghiệp phải đối soát song song giữa hồ sơ công việc thực tế tại cơ quan, đơn vị với hồ sơ công việc điện tử được “lưu vết” trên Hệ thống VNPT - iGate.