Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan nhà nước tăng cường sử dụng văn bản điện tử, tiến tới giảm đến mức tối thiểu văn bản giấy, trong đó, vai trò của Trục liên thông văn bản quốc gia được định nghĩa chính thức, cùng với các nguyên tắc, yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử được quy định đầy đủ, là giải pháp kết nối, liên thông, bảo đảm văn bản được gửi, nhận một cách nhanh chóng, thông suốt và an toàn giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương.

Sau hơn 2 năm thực hiện Quyết định số 28, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ (VPCP) Mai Tiến Dũng đã có cuộc trao đổi với báo chí về một số kết cũng như những tồn tại, khó khăn cần khắc phục để hoàn thành các mục tiêu đề ra.

Thưa Bộ trưởng, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước ra đời có ý nghĩa như thế nào?

Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng: Ngay từ đầu nhiệm kỳ, Thủ tướng Chính phủ đã nhấn mạnh quyết tâm xây dựng Chính phủ liêm chính, kiến tạo, hành động, hướng tới phục vụ người dân, doanh nghiệp. Chính phủ kiến tạo, liêm chính, hành động phục vụ người dân và doanh nghiệp thì nhất thiết phải cải cách, tăng cường hiệu quả, công khai, minh bạch, mà muốn vậy trước hết phải ứng dụng công nghệ thông tin, kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu, hướng tới nền quản trị quốc gia, quản trị xã hội số thông minh và nền hành chính hiện đại, không giấy tờ.

Đầu tiên, có thể nói Quyết định 28 là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tăng cường sử dụng văn bản điện tử, tiến tới giảm đến mức tối thiểu văn bản giấy.

Trước đây, chúng ta thường nói “văn bản từ Trung ương xuống địa phương” hay “văn bản từ địa phương lên Trung ương”; sử dụng lượng giấy và chi phí vô cùng tốn kém, đặc biệt không có sự giám sát, không có sự giải trình. Với cự ly 2-3 km nhưng cũng phải mất 2-3 ngày văn bản mới đến, hay một văn bản đến hôm nay nhưng ngày ký thì cách đó chục ngày. Có thể thấy có sự không minh bạch, có sự đối phó trong những chuyện như thế…

Như vậy, thay vì mất nhiều ngày để văn bản đến được nơi nhận thì giờ đây, với việc văn bản được gửi, nhận điện tử, các đơn vị nhận được văn bản chỉ trong tích tắc để kịp thời xử lý.

Thứ hai, Quyết định 28 tạo ra một sự quản trị thông minh, đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin, thay vì tư duy quản lý kiểu cũ dựa trên giấy tờ, chúng ta đi đến tiếp cận nền hành chính hiện đại, thông minh theo xu thế của thế giới.

Việc hoàn thiện khung pháp lý là đặc biệt quan trọng và cần thiết phải triển khai ngay từ khâu soạn thảo, sửa, ký, phát hành, lưu trữ, khai thác để văn bản điện tử được áp dụng như một văn bản “ký tươi”. Do đó, thời gian qua, VPCP đã tích cực phối hợp với các bộ, ngành tham mưu Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành một số các văn bản, quy định quan trọng, bảo đảm cơ sở pháp lý vững chắc cho việc gửi, nhận văn bản điện tử như: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 về công tác văn thư trong đó quy định rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử…

Vậy sau 2 năm, việc triển khai Quyết định 28 của Thủ tướng Chính phủ ở các bộ, ngành, địa phương trong cả nước đã có kết quả bước đầu như thế nào, thưa Bộ trưởng?

Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng: Ngày 12/3/2019, dưới sự chứng kiến của Thủ tướng Chính phủ, Trục liên thông văn bản quốc gia đã chính thức được khai trương đi vào hoạt động.

Đến nay, 94/94 đơn vị (100%) các bộ, ngành, địa phương đã kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia. Ngoài khối các cơ quan hành chính nhà nước, VPCP đã tổ chức kết nối tới Văn phòng Trung ương Đảng, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Ủy ban Giám sát tài chính quốc gia, kết nối tới cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị-xã hội (Mặt trận Tổ quốc, Tổng Liên đoàn Lao động, Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội Cựu chiến binh, Hội Liên hiệp Phụ nữ), một số tập đoàn, tổng công ty nhà nước,... Từ ngày khai trương, Trục liên thông văn bản quốc gia đến nay đã có trên 2,5 triệu văn bản được gửi, nhận điện tử giữa các cơ quan.

Tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng là trong năm 2020, chúng ta phải kết nối và gửi nhận văn bản tới 4 cấp. Hiện nay có 10.291 đơn vị các cấp sẵn sàng gửi nhận văn bản điện tử, trong đó bao gồm 116 đơn vị cấp 1; 2.956 đơn vị cấp 2; 889 đơn vị cấp 3; 6.328 đơn vị cấp 4.

Với Trục liên thông văn bản quốc gia, các bộ ngành, địa phương đều kết nối, liên thông với một hệ thống của Chính phủ, chứ không phải mỗi bộ ngành, địa phương phải viết một phần mềm riêng. Như vậy, có sự thống nhất từ Trung ương đến địa phương, qua đó tiết kiệm được ngân sách, không có sự đầu tư chồng chéo.

Theo tính toán sơ bộ, việc triển khai gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia giúp tiết kiệm cho ngân sách nhà nước 1.200 tỷ  đồng hằng năm từ việc cắt giảm chi phí sao chụp và chi phí gửi, nhận văn bản qua đường bưu chính. Đó là chưa kể đến việc tiết kiệm thời gian, tốc độ trao đổi thông tin, văn bản và sự minh bạch.

Điều quan trọng nữa đó là việc triển khai Quyết định số 28 của Thủ tướng Chính phủ đã góp phần thay đổi thói quen của cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức, hướng tới chỉ đạo, điều hành dựa trên dữ liệu và xử lý công việc trên môi trường điện tử, góp phần loại bỏ tình trạng “ngâm hồ sơ”, minh bạch hóa quá trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp.

Trách nhiệm của cán bộ thi hành công vụ đã khác đi nhiều và chịu sự giám sát. Đơn cử như tại VPCP, từ tháng 6/2018, toàn bộ hồ sơ công việc của VPCP được thực hiện trên môi trường điện tử, tất cả văn bản được lưu từng phút từng giây, việc ký, nhận văn bản đều được điện tử hóa. Nếu hồ sơ bị chậm trễ do thiếu trách nhiệm hay vì một lý do nào đó thì đều có sự giám sát của cơ quan và các cán bộ khác, từ đó nâng cao trách nhiệm của cán bộ thi hành công vụ, đặc biệt là trách nhiệm giải trình. VPCP cũng thành lập những tổ công tác để kiểm tra công vụ ngay tại VPCP. Khi mới thực hiện, nhiều cán bộ còn bỡ ngỡ do thay đổi phương thức làm việc, tư duy, trình độ công nghệ thông tin không phải ai cũng làm ngay được. Nhưng đó là những ngày tháng ban đầu.

Hiện nay, toàn bộ công tác tham mưu, xử lý văn bản đều được thực hiện điện tử theo một quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản, phối hợp xin ý kiến, trình các cấp thẩm quyền đến khâu phát hành văn bản. Việc ứng dụng chữ ký số cá nhân tích hợp trên thiết bị di động hỗ trợ lãnh đạo VPCP, lãnh đạo Chính phủ có thể xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi, kể cả trong các cuộc họp, các chuyến công tác, góp phần rút ngắn thời gian, hỗ trợ hiệu quả quá trình giải quyết công việc của Lãnh đạo các cấp.

Thưa Bộ trưởng, bên cạnh kết quả đạt được, việc triển khai Quyết định 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ còn những tồn tại, hạn chế nào?

Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng: Việc triển khai Quyết định 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ rất cần sự đồng thuận, đồng bộ của cả hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước bởi nếu một quy trình thủ tục hành chính bị chậm trễ ở một mắt xích nào đó thì guồng quy trình, hệ văn bản đó sẽ bị chậm trễ và xử lý chậm.

Ở một số địa phương, quan trọng là phải xử lý hồ sơ trong nội bộ bởi văn bản từ Chính phủ đến với địa phương đã được liên thông, kết nối vậy còn từ địa phương đến quận huyện, xã phường, thị trấn thì sao? Mục tiêu là các văn bản phải được xử lý trong 4 cấp tạo một quy trình khép kín. Hiện nay, rất mừng là nhiều địa phương đã có sự kết nối, liên thông 4 cấp chính quyền.

Muốn có sự đồng bộ thông suốt thì quan trọng nhất là sự vào cuộc quyết liệt của lãnh đạo các cấp, phát huy vai trò nêu gương, đi đầu trong sử dụng chữ ký số cá nhân phê duyệt các hồ sơ, văn bản điện tử; ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc trên môi trường điện tử bởi người đứng đầu mà không xử lý trên môi trường điện tử thì văn bản đó sẽ tồn đọng.

Tại VPCP, hồ sơ được điện tử hóa 100%, thực hiện VPCP phi giấy tờ. Tôi cũng nhất quyết không ký nếu công chức VPCP nào đó trình văn bản giấy.

Ngoài ra, một vấn đề khó khăn nữa đó là việc lưu trữ hồ sơ điện tử bởi không phải bộ ngành, địa phương nào cũng đầy đủ hạ tầng, điều kiện để lưu trữ.

Đó là những vấn đề chúng ta dần hoàn thiện từ khâu soạn thảo, trình ký, ban hành đến khâu lưu trữ-quy trình khép kín của một bộ hồ sơ. Chúng tôi đang từng bước cùng với các bộ ngành, địa phương để hoàn thiện điều này, cùng với việc bảo mật, an toàn thông tin.

Thưa Bộ trưởng, để tiếp tục triển khai hiệu quả, đáp ứng lộ trình đề ra tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, hướng tới mục tiêu 100% cơ quan hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện tử, Văn phòng Chính phủ đã có biện pháp cụ thể gì để tập trung thực hiện?

Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng: Song song với việc thực hiện Quyết định 28 của Thủ tướng, trong vấn đề xây dựng Chính phủ điện tử, chúng tôi đang tập trung xây dựng Trung tâm Báo cáo quốc gia, đẩy nhanh hoàn thiện Cổng Dịch vụ công quốc gia…

Có rất nhiều việc phải làm nhưng nếu làm tròn trịa được Quyết định 28 của Thủ tướng gửi nhận văn bản điện tử tới 4 cấp thì đây thực sự là một cải cách rất thực chất, gắn với việc tinh giản biên chế và tinh giản bộ máy. Muốn làm được việc này, chúng ta tiếp tục hoàn thiện về hạ tầng, cơ sở dữ liệu và các vấn đề liên quan đến thể chế…

Hơn nữa, không phải địa phương nào cũng đầy đủ phần cứng, thiết bị, hệ đường truyền Internet như mong muốn; các cán bộ ở những vùng sâu, vùng xa khó khăn, nơi hải đảo cũng cần được đào tạo thêm…Chúng ta rất cần sự hợp tác, sự tham gia của các doanh nghiệp, các chuyên gia giỏi...

Như vừa qua, chúng tôi đã đi học tập kinh nghiệm ở các nước phát triển như Estonia, Pháp, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore… với sự tham gia của các chuyên gia trong nước, sau đó chúng tôi xây dựng phương án, kế hoạch, có sự tham gia, đánh giá của các chuyên gia nước ngoài trước khi đi vào vận hành một số hệ thống của Chính phủ điện tử.

Đặc biệt, chúng tôi rất quan tâm đến vấn đề cấu trúc quy trình thủ tục hành chính. Nếu không cấu trúc, vẫn rườm rà, tạo ra những thủ tục, giấy phép thì phải lược bỏ, cắt bỏ hết. Hơn nữa, đã là văn bản điện tử thì những vấn đề liên quan đến form mẫu, thể thức văn bản phải được xử lý đồng bộ nếu không sẽ không ký được.

Thời gian qua, VPCP đã thực thi một số công việc vừa mang tính điều phối, vừa mang tính dẫn dắt, kết nối các địa phương, bộ ngành, đồng thời làm mẫu hình, không để sự đầu tư chồng chéo, tiết kiệm cho ngân sách nhà nước. Trước đây, mỗi bộ ngành, địa phương đều làm một phần mềm nhưng không kết nối, chia sẻ được. Phương châm VPCP là doanh nghiệp đầu tư, VPCP thuê lại trên cơ sở những đầu bài, những định hướng VPCP đưa ra.

Có thể nói, bên cạnh sự chỉ đạo rất quyết liệt của Thủ tướng, rất cần một sự  đồng thuận, tích cực hưởng ứng tham gia cải cách của các bộ ngành, địa phương, vai trò trách nhiệm của người đứng đầu, của các cán bộ tham gia thực thi công vụ. Qua đó xây dựng được nền hành chính hiện đại, chúng ta làm sau nhưng tiến nhanh và chắc chắn theo đúng tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng là “Nghĩ lớn, hành động nhanh, bắt đầu từ cái nhỏ nhất”.

Xin trân trọng cảm ơn Bộ trưởng!

Theo Hoàng Giang (mnews.chinhphu.vn)