Bộ phận Một cửa của UBND xã Bình Thành, huyện Tây Sơn

Theo nội dung Thông báo, Văn phòng UBND tỉnh đã tổ chức hoạt động kiểm tra tại UBND các xã: Vĩnh An, Bình Thành, Tây An và Tây Vinh (kiểm tra đột xuất) thuộc huyện Tây Sơn vào ngày 07 tháng 5 năm 2021. Kết quả như sau:

Trong 03 địa phương thuộc đối tượng kiểm tra có thông báo trước, UBND các xã: Tây An và Bình Thành đã thực hiện tốt việc triển khai Nghị định số 61/2018/NĐ-CP. Theo đó, các địa phương đã lồng ghép quán triệt các nội dung liên quan trong các Hội nghị, cuộc họp triển khai nhiệm vụ công tác của địa phương. Lãnh đạo UBND xã Tây An cũng đã phát huy trách nhiệm của người đứng đầu trong công tác cải cách hành chính, thường xuyên quan tâm chỉ đạo, điều hành, ban hành văn bản triển khai quy định về kiểm soát thủ tục hành chính, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương. Tuy nhiên, các địa phương vẫn chưa thực sự quan tâm đến công tác thông tin, tuyên truyền đến người dân đối với các nội dung nêu trên.

Các địa phương đều kịp thời ban hành các Quyết định kiện toàn Bộ phận Một cửa, Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa, Quy chế phối hợp hoạt động giữa Bộ phận Một cửa và các cơ quan, tổ chức, công dân trong giải quyết thủ tục hành chính. Ngoài ra, UBND xã Tây An đã ban hành Thông báo phân công nhiệm vụ của các thành viên Bộ phận Một cửa, giúp cho cán bộ, công chức liên quan xác định được nhiệm vụ cụ thể và làm cơ sở cho cấp có thẩm quyền theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hằng năm.

Bộ phận Một cửa xã Tây An có phòng làm việc riêng, cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc bảo đảm phục vụ công dân. Bộ phận Một cửa các xã Tây Vinh, Vĩnh An chưa được bố trí phòng làm việc riêng (ngồi chung với Bộ phận Tư pháp – Hộ tịch); cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc phục vụ hoạt động tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu. Bộ phận Một cửa xã Bình Thành đã bố trí phòng làm việc riêng, tuy nhiên diện tích phòng làm việc nhỏ, không đủ để bố trí đầy đủ công chức Bộ phận Một cửa ngồi làm việc.

Bảng niêm yết công khai thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa của các địa phương hầu hết được bố trí ở vị trí thuận tiện, dễ tiếp cận. Tuy nhiên, việc niêm yết công khai thủ tục hành chính chưa được thực hiện đúng theo quy định tại Điều 14 và Phụ lục IV của Thông tư số 02/2017/TT-VPCP. Cụ thể, 04 địa phương chỉ công khai danh mục thủ tục hành chính, không công khai đầy đủ các bộ phận cấu thành thủ tục hành chính như: thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, phí, lệ phí, yêu cầu, điều kiện…

Hầu hết các địa phương chưa thực hiện đầy đủ các quy định tại Quyết định số 72/2020/QĐ-UBND ngày 20/11/2020 của UBND tỉnh trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, đặc biệt trong việc mở sổ theo dõi hồ sơ và sử dụng các mẫu Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. Cụ thể:

- Qua kiểm tra ngẫu nhiên hồ sơ lĩnh vực đất đai phát sinh năm 2019 (trước khi triển khai Phần mềm Một cửa điện tử tại UBND cấp xã), UBND xã Tây An không sử dụng Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và Sổ theo dõi hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư số 01/2018/TT-VPCP.

- UBND xã Vĩnh An chỉ có Sổ theo dõi hồ sơ trong lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch, không có Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (đối với các hồ sơ thủ tục hành chính không cập nhật trên Phần mềm Một cửa điện tử). Mặc dù đã ban hành đầy đủ các văn bản liên quan đến hoạt động của Bộ phận Một cửa, tuy nhiên gần như không triển khai thực hiện việc giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình một cửa, một cửa liên thông.

Trong 04 tháng đầu năm 2021, UBND xã Bình Thành là địa phương thực hiện quy trình tiếp nhận, theo dõi quá trình giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đúng quy định và không có trường hợp giải quyết hồ sơ trễ hạn. UBND xã Tây Vinh có 07 hồ sơ trễ hạn và không có thư xin lỗi. UBND các xã Tây An, Vĩnh An có hồ sơ trễ hạn và đã thực hiện việc xin lỗi công dân; tuy nhiên chưa thực hiện việc niêm yết công khai văn bản xin lỗi theo quy định tại khoản 2 Điều 4 “Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh” ban hành kèm theo Quyết định số 72/2020/QĐ-UBND ngày 20/11/2020 của UBND tỉnh.

Trong năm 2021, việc sử dụng Phần mềm Một cửa điện tử tại các địa phương đã có nhiều chuyển biến tích cực. Tuy nhiên, việc cập nhật hồ sơ thủ tục hành chính vẫn chưa đầy đủ theo quy định tại khoản 2 Điều 27 “Quy chế hoạt động Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh Bình Định” ban hành kèm theo Quyết định số 27/2020/QĐ-UBND ngày 25/5/2020 của UBND tỉnh, đặc biệt là đối với các lĩnh vực thủ tục hành chính giải quyết trong ngày, phát sinh nhiều hồ sơ giao dịch như lĩnh vực: Chứng thực và Hộ tịch.

Các địa phương đã bố trí đầy đủ các trang thiết bị, cơ sở vật chất đảm bảo cung cấp dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Có 03/04 địa phương phát sinh hồ sơ giao dịch nhưng số lượng hồ sơ còn hạn chế. Cụ thể, Tây An: 12 hồ sơ, Bình Thành: 26 hồ sơ, Tây Vinh: 05 hồ sơ.

3. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, Văn phòng UBND tỉnh đề nghị UBND huyện Tây Sơn chỉ đạo việc khắc phục một số tồn tại hạn chế trong việc triển khai các văn bản quy định của UBND tỉnh liên quan đến công tác kiểm soát thủ tục hành chính với giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, nhất là trên môi trường điện tử. Người đứng đầu UBND cấp xã phát huy tinh thần trách nhiệm, theo dõi, quản lý và nắm chắc tình hình, số lượng hồ sơ thủ tục hành chính giải quyết (sớm hạn, trễ hạn hoặc quá hạn) định kỳ hằng tuần; trên cơ sở đó, có hình thức chỉ đạo giải quyết cụ thể (ban hành công văn hoặc tại các cuộc họp giao ban của đơn vị) đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương, đảm bảo tỷ lệ hồ sơ đúng hạn tại mỗi đơn vị, địa phương phải đạt tối thiểu trên 95%. Chỉ đạo Bộ phận Một cửa cập nhật đầy đủ, kịp thời Sổ theo dõi hồ sơ và sử dụng các loại Phiếu trong quá trình giải quyết hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều 3, khoản 1 Điều 10, khoản 1 Điều 12 và khoản 2 Điều 14 “Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Bình Định”. Thiện nghiêm túc quy định về xin lỗi và niêm yết công khai thư xin lỗi tổ chức, cá nhân trong công tác giải quyết hồ sơ trễ hẹn. Rà soát, thực hiện niêm yết công khai thủ tục hành chính đảm bảo đầy đủ các lĩnh vực thủ tục hành chính thuộc thẩm quyển giải quyết của UBND cấp xã và các bộ phận cấu thành của từng thủ tục hành chính theo quy định. Thực hiện nghiêm túc quy định cập nhật 100% hồ sơ thủ tục hành chính trên phần mềm Một cửa điện tử của tỉnh (iGate). Quan tâm, tăng cường tiếp nhận, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính được cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 thuộc phạm vi giải quyết của UBND cấp xã. Đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền cho công dân và có giải pháp để tạo sự chuyển biến trong việc cung cấp dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại đơn vị, địa phương. Thực hiện việc sắp xếp, bài trí cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc, hồ sơ, tài liệu tại Bộ phận Một cửa ngăn nắp, gọn gàng đảm bảo quy định tại Điều 15 Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ.

 Đồng thời, Văn phòng UBND tỉnh đề nghị UBND huyện Tây Sơn kiểm tra, rà soát tình hình trụ sở làm việc, cơ sở vật chất tại Bộ phận Một cửa cấp xã; quan tâm, cân đối, bố trí kinh phí phục vụ cho việc đầu tư xây dựng, sửa chữa, nâng cấp trụ sở làm việc, nhất là tại các đơn vị còn bố trí Bộ phận Một cửa làm việc chung với bộ phận chuyên môn nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân đến liên hệ giải quyết thủ tục hành chính. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ, công chức cấp xã về kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc, nhất là việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Theo dõi, chỉ đạo việc khắc phục của UBND các xã Vĩnh An, Bình Thành, Tây An, Tây Vinh đối với các nội dung tại Thông báo này; tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả cho UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) trong Báo cáo kiểm soát thủ tục hành chính định kỳ năm 2021 (hoặc bằng văn bản riêng).

Theo báo cáo của UBND xã Vĩnh An, tình hình sử dụng internet trên địa bàn xã còn rất nhiều hạn chế (có thời điểm không thể sử dụng dịch vụ), gây khó khăn trong việc xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Do đó, Văn phòng UBND tỉnh đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì phối hợp với UBND huyện Tây Sơn quan tâm, chỉ đạo các đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông rà soát và có giải pháp cải thiện, nâng cao chất lượng đường truyền internet trên địa bàn xã Vĩnh An.

Bên cạnh đó, theo báo cáo của UBND xã Vĩnh An, mặc dù đã bố trí trụ sở làm việc riêng, tuy nhiên Bưu điện xã Vĩnh An hầu như không tổ chức hoạt động, gây khó khăn trong việc gửi, nhận công văn và sử dụng dịch vụ bưu chính công ích phục vụ công tác tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho công dân địa phương. Do đó, Văn phòng UBND tỉnh đề nghị Bưu điện tỉnh chủ trì, phối hợp với UBND xã Vĩnh An kiểm tra, rà soát và có biện pháp khắc phục./.

Lê Dũng Linh