Theo thống kê của Sở Thông tin và Truyền thông, đến cuối năm 2016, toàn tỉnh có khoản 4.793 tài khoản người dùng thư điện tử công vụ. Con số trên cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, công chức viên chức trong các cơ quan nhà nước của tỉnh ngày càng được cải thiện và nâng cao. Thư điện tử công vụ đã trở thành một công cụ hữu ích trong việc trao đổi thông tin, công việc giữa người dùng cá nhân và tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả công tác. Tuy nhiên, để tránh bị kẻ xấu lợi dụng gây mất thông tin, chiếm quyền sử dụng gây lộ, lọt những thông tin nhạy cảm, bí mật của cá nhân và nhà nước... người dùng cần lưu ý một số thông tin sau để đảm bảo an toàn khi sử dụng thư điện tử công vụ.

Dùng mật khẩu đúng cách

Sau khi được cấp tài khoản, người dùng nên đặt lại mật khẩu đủ mạnh để đảm bảo không bị dò tìm và tránh bị đánh cắp tài khoản. Mật khẩu đủ mạnh là mật khẩu từ 8 ký tự trở lên, bao gồm các ký tự thường, ký tự HOA, số và ký tự đặc biệt. Những mật khẩu 8 ký tự được trộn từ những ký tự trên, hacker có thể phải mất khoảng 2 tháng mới có thể dò tìm được mật khẩu, nếu là 9 ký tự thì có thể mất đến 12 năm để tìm ra.

Bên cạnh đặt mật khẩu đủ mạnh, người dùng cần lưu ý việc đặt mật khẩu chỉ dùng cho từng tài khoản, không nên thiết lập một mật khẩu cho nhiều tài khoản, vì điều này đồng nghĩa với việc mất một tài khoản thì mất hết những tài khoản khác. Để tránh bị quên những mật khẩu, người dùng nên thiết lập mật khẩu đủ mạnh, thay đổi một vài ký tự trong chuỗi mật khẩu đủ mạnh đó cho các tài khoản, việc thay đổi đảm bảo dễ nhớ cho dù tài khoản đó người dùng ít sử dụng. Đây cũng là cách lưu trữ mật khẩu an toàn nhất - lưu trữ trong bộ não con người.

Một lưu ý nữa là người dùng nên thường xuyên thay đổi mật khẩu tài khoản sau khoảng một thời gian sử dụng, trong quá trình thay đổi người dùng hãy đăng xuất tài khoản đó khỏi các thiết bị đã đăng nhập trước đây.

Không lưu mật khẩu trên trình duyệt

Người dùng thường lưu mật khẩu thư điện tử trên các thiết bị thông minh và máy vi tính nơi công sở.

Hiện nay, ngoài máy tính cá nhân, đa số cán bộ, công chức viên chức (CCVC) và những người dùng cá nhân phổ thông thường sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng,... để thao tác gửi, nhận thư điện tử. Vì tính tiện dụng này, hầu hết mọi người dùng đều lưu lại các mật khẩu trên các thiết bị này, đến nỗi mà không còn nhớ mật khẩu của tài khoản đó là gì?!

Thực tế, việc lưu mật khẩu trên trình duyệt giúp người dùng đăng nhập nhanh hơn trong các ứng dụng, tuy nhiên bất cứ ai sử dụng các thiết bị đó đều có thể lấy được mật khẩu rất dễ dàng, nhất là máy vi tính. Đặc biệt, đối với môi trường công sở, việc mất những tài khoản này có thể dễ dàng làm lộ, lọt những thông tin bí mật của cơ quan, nhà nước, có thể nguy hại đến an ninh quốc phòng, chính trị quốc gia.  

Không truy cập hòm thư nơi công cộng

Chúng ta không thể phủ nhận lợi ích của Internet công cộng, tuy nhiên, nếu sử dụng cho các mục đích cá nhân, cho công việc liên quan đến tài khoản thư điện tử, tài khoản ngân hàng,... thì người dùng tuyệt đối không sử dụng Internet công cộng để đăng nhập các tài khoản đó. Với những trường hợp này, người dùng hãy sử dụng dữ liệu mạng di động để đảm bảo an toàn những tài khoản trên.

Không sử dụng thư điện tử công vụ cho các mục đích cá nhân

Một số trang thương mại mua bán trực tuyến điển hình.

Theo như tên gọi, thư điện tử công vụ chỉ phục vụ cho mục đích công việc của Nhà nước, do đó cán bộ, CCVC cần hiểu rõ và tuyệt đối không sử dụng các tài khoản công vụ này để đăng ký, sử dụng cho các mục đích cá nhân như: đăng ký tài khoản ở các dịch vụ, website thương mại, các dịch vụ chia sẻ dữ liệu, chia sẻ thông tin cá nhân... Bởi lẽ, những nhà quản trị của các trang dịch vụ thương mại này sẽ lấy được thông tin của người dùng, qua đó nguy cơ cao gây lộ, lọt thông tin cá nhân, bí mật của Nhà nước, nhất là những tài khoản email công vụ của cán bộ lãnh đạo, quản lý.

Cảnh giác với những thư khả nghi và xóa những thư không cần thiết

Chức năng đánh dấu "spam" hoặc "thư rác" trong hệ thống thư điện tử công vụ.

Người dùng nên cẩn thận trong việc gửi, nhận thư công vụ. Đối với những thư có tệp đính kèm, nhất là những tệp thực thi, người dùng tuyệt đối không mở trực tiếp tệp mà hãy tải về máy, dùng phần mềm diệt vi rút, diệt mã độc có bản quyền để quét, thậm chí có thể hỏi lại người gửi để kiểm tra tính xác thực của thư.

Khi nhận được thư rác, người dùng nên đánh dấu "spam" hoặc "thư rác" và báo cho quản trị mạng hoặc cán bộ kỹ thuật liên quan biết và ngăn chặn. Ngoài ra, sau thời gian sử dụng, bộ nhớ chứa đựng thư giảm, người dùng cần xóa những thư không cần thiết, thư không quan trọng để tăng dung lượng. 

Trong tương lai gần, hệ thống thư điện tử công vụ cũng sẽ được tích hợp tính năng chữ ký số. Điều này, sẽ giúp cho việc gửi, nhận thư của cán bộ, CCVC an toàn hơn, bảo mật hơn./.

T.T.T