Thực tế, từ cuối năm 2010 đền nay, hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh được đầu tư xây dựng mới và đưa vào sử dụng trong hoạt động các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, tình hình sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức tại các cơ quan, đơn vị chưa thật sự hiệu quả; việc gửi nhận văn bản điện tử, trao đổi thông tin qua môi trường mạng chưa thường xuyên, chưa khai thác triệt để những tính năng và lợi ích của hệ thống;một số cán bộ, công chức vẫn còn sử dụng dịch vụ thư điện tử miễn phí trong giao dịch công tác gây ra những nguy cơ về mất an toàn an ninh thông tin.

Bên cạnh đó, nhiều địa chỉ thư điện tử công vụ đã được sử dụng để đăng ký các dịch vụ công cộng trên mạng internet dẫn đến tình trạng số lượng thư rác tăng nhanh trong hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.

Vì thế, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố cần gương mẫu thực hiện và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan đơn vị, địa phương của mình sử dụng thư điện tử và ứng dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong công tác. Mặc khác, cần xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét thưởng hàng năm.

Nhằm tránh các nguy cơ về mất dữ liệu, thông tin, các cơ quan, đơn vị phải tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng thư điện tử công vụ. Không sử dụng địa chỉ thư điện tử công vụ được cấp để đăng ký các dịch vụ công cộng trên mạng internet.

Ngoài ra, việc thực hiện gửi nhận qua hệ thống thư điện tử công vụ các loại văn bản được quy định tại Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động các cơ quan nhà nước của tỉnh./.