Những điểm mới đáng chú ý tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử

Ngày 30/9/2019, Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Thông tư số 68/2019/TT-BTC bao gồm: 5 Chương, 27 Điều, 02 Phụ lục và có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019.

Bên cạnh việc hướng dẫn chi tiết một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Thông tư số 68/2019/TT-BTC đã đưa ra một số quy định nhằm làm rõ một số khái niệm tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan và thực tế triển khai áp dụng hóa đơn điện tử. Trong đó, có một số điểm cần lưu ý như sau:

1. Về thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử

Tại Điều 26 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định: Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Như vậy, từ thời điểm trên, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

2. Nội dung hóa đơn điện tử

Tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định nội dung hóa đơn điện tử có một số thay đổi:

- Quy định về ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn: là nhóm gồm 7 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn, năm lập hóa đơn …cụ thể như sau:

+ Ký tự đầu tiên quy định về mẫu số hóa đơn, có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn (số 1: phản ánh loại Hóa đơn GTGT, số 2:  Hóa đơn bán hàng, số 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, số 4: các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử …).

+ Ký tự thứ 2 là một (01) chữ cái là C hoặc K (trong đó C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).

+ Hai ký tự thứ 3 và 4 là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn là năm 2019 thì thể hiện là số 19, năm lập hóa đơn là năm 2027 thì thể hiện là 27.

+ Ký tự thứ 5 là một (01) chữ cái T hoặc D hoặc L hoặc M để thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng (trong đó: chữ T: là hóa đơn điện tử do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, chữ D: là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng, chữ L: là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh và chữ M: là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền).

+ Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu thì để là YY.

Ví dụ: “1C25LYY” – là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với quy định tại Điều 7 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

- Thông tư cũng quy định cụ thể các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua; các trường hợp không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; các trường hợp không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT …

3. Quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định cụ thể theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019), tuy nhiên phải phù hợp với hướng dẫn về thời điểm lập hóa đơn điện tử quy định tại Điều 7 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

4. Quy định các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Tại khoản 1, Điều 9, Thông tư 69/2019/TT-BTC quy định các trường hợp cơ quan thuế ngừng cung cấp mã hóa đơn điện tử bao gồm:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

- Các trường hợp khác gồm:

+ Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

+ Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

+ Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện không đủ điều kiện. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính và đồng thời cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Theo quy định tại Điều 15 Thông tư 68/2019/TT-BTC về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc các trường hợp nêu tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư này không lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua.

5. Cách xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

Trong quá trình tạo lập hóa đơn, nếu xảy ra sai sót thì cách xử lý sai sót với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ khác với cách xử lý sai sót với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, cách xử lý khi có sai sót được quy định tại Điều 11 Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Trong đó, các sai sót đã được phân định thành từng trường hợp và có cách xử lý khác nhau, cụ thể các trường hợp như sau:

- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót

- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót.

Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, cách xử lý khi có sai sót được quy định tại Điều 17 Thông tư số 68/2019/TT-BTC, theo đó cũng quy định cách xử lý khác nhau với từng trường hợp sai sót, cụ thể các trường hợp như sau:

- Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót.

- Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

6. Hiệu lực thi hành

- Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/09/2019 có hiệu lực từ ngày 14/11/2019.

- Từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.

- Từ ngày 01/11/2020, một số Thông tư, Quyết định của Bộ Tài chính về hóa đơn, hóa đơn điện tử hết hiệu lực thi hành.

8. Xử lý chuyển tiếp

- Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các đơn vị vẫn có thể áp dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành nếu cơ quan thuế chưa có thông báo chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà có sai sót thì người bán phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót./.

Phòng TTHT (Cục Thuế tỉnh)