Hiện nay, hàng năm, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu, giúp UBND tỉnh, Ban cán sự Đảng UBND tỉnh tổ chức trên 600 cuộc họp định kỳ, họp đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Ban cán sự Đảng UBND tỉnh và các Ban chỉ đạo của tỉnh theo quy định của pháp luật. Nhằm từng bước khắc phục các tồn tại của phương thức họp truyền thống (sử dụng văn bản giấy) và hướng đến nền hành chính văn minh, hiện đại trong thời kỳ phát triển cách mạng công nghiệp 4.0, việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để xây dựng mô hình phòng họp không giấy tại Văn phòng UBND tỉnh là cần thiết. Đây cũng là việc làm nhằm cụ thể hóa Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/03/2019 của Chính phủ ban hành về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 – 2020, định hướng đến năm 2025, góp phần từng bước hiện đại hoá nền hành chính và là khâu quan trọng trong tiến trình cải cách nền hành chính công của tỉnh.

Các cuộc họp của UBND tỉnh hiện đang được tiến hành theo phương thức họp truyền thống (sử dụng văn bản giấy).

Phần mềm phục vụ họp không giấy (phần mềm e-Cabinet) được xây dựng để đáp ứng việc chuyển đổi mô hình họp truyền thống sang mô hình họp điện tử.Các loại tài liệu (văn bản giấy) phục vụ cho các cuộc họp như trước đây sẽ được số hóa thành văn bản điện tử, các thành viên dự họp (bao gồm các thành viên dự họp tại 01 phòng họp hoặc ở các phòng họp điểm cầu trực tuyến) có thể xem, tra cứu, ghi chú trực tiếp trên tài liệu điện tử đã được cập nhật trước đó trên phần mềm. Phần mềm được phát triển trên nền tảng Web, các thành viên họp chỉ cần được trang bị các thiết bị như máy tính laptop hoặc máy tính bảng có kết nối mạng internet (Wifi) là có thể tham gia vào hệ thống phần mềm e-Cabinet.

Phần mềm e-Cabinet giúp đổi mới phương thức làm việc truyền thống sang phương thức làm việc trên môi trường mạng. Việc sử dụng văn bản điện tử vừa là bước đi quan trọng trong xây dựng chính quyền điện tửvừa nâng cao hiệu quả quản lý, chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, tạo môi trường làm việc hiện đại, minh bạch. Theo đánh giá của Văn phòng Chính phủ và các đơn vị tư vấn phần mềm, việc ứng dụng hệ thống e-Cabinet có thể rút ngắn 30% thời gian họp, tiết kiệm chi phí in ấn, phô to tài liệu, chi phí bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy móc sử dụng cho việc in ấn, phô tô, chi phí vận chuyển, phát hành, thu hồi, tiêu hủy văn bản giấy… Việc ứng dụng phần mềm còn giúp nâng cao chất lượng các cuộc họp của UBND tỉnh; hướng đến sử dụng cho các kỳ họp HĐND các cấp, các buổi làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh với các cơ quan chức năng liên quan. Phần mềm đáp ứng yêu cầu quản lý đồng bộ, đầy đủ, khoa học, an toàn toàn bộ các thông tin, văn bản, hồ sơ liên quan đến từng phiên họp; áp dụng kết hợp được với các cuộc họp trực tuyến giữa UBND tỉnh với địa phương.Làm tiền đề để kết nối liên thông và phát triển các hệ thống thông tin khác hướng tới một UBND tỉnh không giấy tờ, công khai, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả, trong công tác chỉ đạo, điều hành.

Phần mềm e-Cabinetsẽ được xây dựng và hoàn thành và đưa vào sử dụng trong quý III năm 2020.

Kim Loan