Theo đó, yêu cầu Trưởng các Tiểu ban Liên hoan quốc tế Võ cổ truyền Việt Nam lần thứ IV - Bình Định năm 2012 căn cứ chức năng nhiệm vụ của Tiểu ban mình và rà soát các đầu việc cụ thể xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện đảm bảo phục vụ tốt Liên hoan.

Giao Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch đôn đốc các sở, ngành liên quan khẩn trương xây dựng kế hoạch chi tiết, dự toán kinh phí phục vụ Liên hoan gửi về Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch để tổng hợp gửi Sở Tài chính thẩm định dự toán, trình UBND tỉnh xem xét phê duyệt. Phối hợp với các ngành liên quan xây dựng kế hoạch cụ thể đưa đại biểu tham quan công trình Đàn tế trời đất tại huyện Tây Sơn sau khi kết thúc Lễ dâng hương - dâng hoa - dâng trống vào chiều ngày 01/8/2012 tại Bảo tàng Quang Trung, trình UBND tỉnh. Quán triệt và làm tốt công tác tư tưởng đối với lực lượng diễn viên thuộc các đoàn nghệ thuật do Sở quản lý để an tâm tham gia tập luyện và biểu diễn trong các chương trình nghệ thuật của Liên hoan. Phối hợp với Công ty TNHH Mỹ Phát làm việc với Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh, các trường đại học, cao đẳng, trung học phổ thông trên địa bàn thành phố Quy Nhơn để huy động đảm bảo đủ số nhân lực theo yêu cầu của Tổng đạo diễn để tham gia luyện tập và biểu diễn trong các chương trình nghệ thuật của Liên hoan.

Giao Tiểu ban Đối ngoại - Lễ tân - Khánh tiết xây dựng kế hoạch đón tiếp khách, bố trí việc ăn nghỉ tại các khách sạn theo từng đối tượng khách mời về tham dự Liên hoan; có kế hoạch cụ thể về quà tặng cho đại biểu dự Liên hoan; xây dựng kế hoạch đón tiếp và hướng dẫn các đoàn võ thuật nước ngoài về tham dự Liên hoan tại các điểm thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và đưa về Bình Định. Đề nghị Công ty TNHH Mỹ Phát phối hợp làm việc thống nhất với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Sở Tài chính về kinh phí Liên hoan có liên quan để được thẩm định dự toán các phần việc do Công ty thực hiện, trình UBND tỉnh phê duyệt để kịp tiến độ phục vụ các nhiệm vụ của Liên hoan.

Bên cạnh đó, đồng ý chủ trương cho Công ty TNHH Mỹ Phát phối hợp với Báo Tuổi Trẻ tổ chức trao tặng 50 chiếc trống trường cho đại diện 50 trường học trên địa bàn thành phố Quy Nhơn trong chương trình Lễ hội đường phố tổ chức tại Quảng trường trước Trung tâm Thương mại Quy Nhơn. Công ty TNHH Mỹ Phát làm việc thống nhất với Sở Giáo dục - Đào tạo và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch triển khai thực hiện.